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Wie man ein Remote-Team retrospektiv führt.

✓ Was ist eine Remote-Retrospektive?

✓ Wie Sie mit Ihrem Team eine Remote-Retrospektive durchführen


Agile Methoden sind nicht gerade für Remote-Teams geschaffen worden. Die frühen agilen Teams waren überwiegend in Büros untergebracht, vor allem, weil Videokonferenzen, Chat und andere Technologien, die die Arbeit an entfernten Standorten ermöglichen, zu dieser Zeit lächerlich einfach und unhandlich waren. Heutzutage, wo viele Menschen aus der Ferne arbeiten, ist es nicht mehr realistisch, ein Team im selben Raum zu versammeln. Das bedeutet jedoch nicht, dass retrospektive Arbeiten aus der Ferne unmöglich sind. Sie sind nur ein wenig anders.

Außerdem ist die Durchführung regelmäßiger Retrospektiven besonders wichtig für verteilte Teams. Ohne das beiläufige Wasserkühler-Geplauder und Mittagsmeckern, die organisch in einer Büroumgebung stattfinden, könnten Probleme, die sich auf die Leistung und Moral eines Teams auswirken, so lange unbemerkt bleiben, bis sie ganz schlimm werden. Der beste Weg, dieser Art von Schmerzen vorzubeugen, besteht darin, sich zu bemühen, Problembereiche aufzudecken, solange sie noch leicht zu behandeln sind. Retrospektiven sind ein bewährtes, im Einsatz getestetes Mittel, um dies zu tun.

 

Was ist eine Remote-Retrospektive?

Eine Remote-Retrospektive ist einfach eine remote-freundliche Variante der klassischen agilen Retrospektive (oder “Sprint-Retrospektive” in der Scrum-Terminologie). Sie wird mit Hilfe von Videokonferenzen abgehalten und hat zum Ziel, dass die Teammitglieder darüber nachdenken, was gut funktioniert hat und was nicht, und dann mit diesem Ziel vor Augen bestimmen, wie sie sich verbessern können. Das ist die klassische kontinuierliche Verbesserung: Erfolge duplizieren und aus Misserfolgen lernen.

Aber es genügt nicht, einfach zu erkennen, was gut gelaufen ist oder welche Probleme aufgetreten sind. Der wahre Wert liegt darin, Maßnahmen zu ergreifen und Veränderungen vorzunehmen, die die Leistung des Teams langfristig verbessern. Deshalb stellen die besten Teams sicher, dass sie mit einer Liste von Aufgaben beginnen, die jeweils einen Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum haben.

 

Wie Sie mit Ihrem Team eine Remote-Retrospektive durchführen

Schritt 1: Schaffen Sie eine Umgebung psychologischer Sicherheit

Damit eine Retrospektive die Mühe lohnt, muss das gesamte Team einbezogen werden. Auch wenn dies aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen schwierig sein kann, ist es entscheidend, denn es vermittelt die Aussage, dass jeder einbezogen ist, dass jeder hierher gehört und dass die Stimme jedes Einzelnen es wert ist, gehört zu werden.

Sorgen Sie dafür, dass sich alle wohl fühlen, wenn sie ehrliche Meinungen teilen, ohne Angst davor zu haben, verurteilt oder bestraft zu werden. Gleichzeitig sollte retrospektiv schuldlos sein (mehr dazu weiter unten). Das Ziel ist nicht, mit dem Finger zu zeigen, sondern herauszufinden, wie das Team sich verbessern kann.

 

Schritt 2: Agenda und Logistik herausfinden

Retrospektiven verlassen sich auf ein Gefühl der Verbundenheit und der gemeinsamen Verantwortung unter den Teammitgliedern, aber das geht in einer verteilten Umgebung oft verloren. Um dies zu lösen, verwenden Sie Zoom oder ein ähnliches Videokonferenzwerkzeug und stellen Sie sicher, dass alle sichtbar sind. Wir kommunizieren effektiver, wenn wir die Blicke der anderen sehen können, und da die Diskussionen in einer Retrospektive manchmal sehr intensiv sind, werden Sie alle effektive Kommunikation wollen, die Sie bekommen können.

Wenn Sie schon dabei sind, warum nicht auch Spaß mit den virtuellen Hintergründen von Zoom haben? Sie könnten sogar ein Thema für die Sitzung wählen: Farben, Orte, die Sie besuchen möchten, Lieblingsfilme usw.

Es ist in Ordnung, wenn Leute ihre Mikrofone stumm schalten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren. Ermutigen Sie jedoch alle dazu, ihre Kamera einzuschalten, um das Engagement hoch zu halten und eine reichhaltigere Kommunikation zu ermöglichen.

Sie benötigen auch eine Methode, um alle Ideen, die Sie mitteilen, aufzuzeichnen. In einer Büroumgebung dienen Whiteboards normalerweise diesem Zweck, aber in einer virtuellen Retrospektive benötigen Sie eine Art digitales Äquivalent. Miro, ein beliebtes Add-on für Jira, ist dafür gut geeignet, genauso wie Trello und Mural.

Was die Agenda angeht, so gibt es eine Menge Variationen, aber das grundlegende Format ist: was gut gelaufen ist, was nicht gut gelaufen ist und welche Änderungen wir bis zur nächsten Retrospektive vornehmen werden. Jedes Format wird jedoch mit der Zeit etwas abgestanden, also achten Sie darauf, die Dinge durcheinander zu bringen. Seien Sie kreativ und überraschen Sie Ihr Team. Und vergessen Sie nicht, sie danach um Feedback zu bitten. Vielleicht machen Sie sogar einmal im Jahr eine Retrospektive über Ihre Retrospektiven! (#meta)

 

Schritt 3: Rückblick auf die jüngste Vergangenheit

Die meisten Teams halten Retrospektiven zweiwöchentlich oder monatlich ab, mit einer zusätzlichen Retrospektive nach Abschluss eines Großprojekts oder nach dem Start. Zu Beginn der Sitzung wird das Gedächtnis aller Beteiligten darüber aufgefrischt, welche Arbeiten geplant waren, was abgeschlossen wurde und welche Überraschungen auf dem Weg dorthin oder bei anderen wichtigen Ereignissen aufgetreten sind.

Wenn Sie Zeit haben, führen Sie diesen Teil gemeinsam durch. Anstatt eine Liste vorzulesen, die Sie vor der Sitzung zusammengestellt haben, fordern Sie die Teammitglieder auf, das herauszurufen, woran sie sich aus den vergangenen Wochen erinnern. Allein schon zu hören, was sie für “bedeutsam” halten, kann aufschlussreich sein.

Legen Sie ein paar Themen oder Kategorien von Ereignissen fest, die herausgerufen werden, damit von Sitzung zu Sitzung eine gewisse Kontinuität besteht. Wenn zum Beispiel Engpässe ein ständiger Schmerzpunkt sind, überprüfen Sie, wie gut das Team mit den Abhängigkeiten umgegangen ist. Das hilft zu verhindern, dass Probleme nachlassen, und gibt dem Team die Chance, eine positive Dynamik zu spüren, wenn es feststellt, dass sich ein Bereich mit der Zeit verbessert.

 

Schritt 4: Diskutieren Sie offen, aber respektvoll

Die Diskussion ist der spannendste Teil jeder Retrospektive. Es ist am besten, sie offen zu lassen, aber eine “gerade ausreichende” Struktur hilft Ihnen, sich nicht auf Tangenten einzulassen oder sich zu weit in die Einzelheiten zu vertiefen. Denken Sie an die Formate, die wir Ihnen vorhin versprochen haben. Hier sind ein paar Favoriten.

  • Starten, Stoppen, Weitermachen – Ermutigen Sie Ihr Team, in handlungsorientierten Begriffen zu denken.
  • Wie bitte? Und weiter? Was jetzt? – Für Teams, die Übung mit analytischem Denken brauchen.
  • Beliebt, verabscheut, ersehnt, gelernt – Eignet sich auch hervorragend für die vierteljährliche oder jährliche Reflexion auf individueller Ebene.

Jedes dieser Formate lässt sich wunderbar in ein Trello-Board übersetzen, das für den Uneingeweihten ein Ort ist, an dem Listen erstellt und mit dem digitalen Äquivalent von Post-it Notes™ gefüllt werden können. Erstellen Sie das Board und die Listen vor der Retrospektive.  Dann können die Teammitglieder während der gesamten Sitzung Karten zu den Listen hinzufügen. Sie werden alle in der Lage sein, die Ideen der anderen in Echtzeit zu sehen.

Oh, und erinnern Sie sich noch an den Teil, in dem es darum ging, Retrospektiven zu einer schuldfreien Umgebung zu machen? Wenn Probleme aufgeworfen werden, beginnen Sie mit der Annahme, dass jedes Versagen oder Problem systemisch bedingt ist und nicht auf die Schuld eines Einzelnen zurückzuführen ist. (Selbst wenn es sich wirklich, wirklich so anfühlt, als sei es ihre Schuld!) Wenn es die Zeit erlaubt, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für eine Denkübung namens “5 Whys”.

Nehmen wir an, Ihr Projekt ist abgerutscht. Statt sich mit Erklärungen wie “Kyle hat seine Ergebnisse nicht rechtzeitig geliefert” zu begnügen, fragen Sie, warum das der Fall war. Vielleicht war Kyle hinsichtlich des Abgabetermins verwirrt – fragen Sie sich also, warum es zu dieser Verwirrung kam. Und so weiter. Wenn Sie fünf Mal nach dem “Warum” gefragt haben, haben Sie das Problem wahrscheinlich schon an der Wurzel gepackt.

 

Schritt 5: Entscheiden Sie, was Sie vor der nächsten Retrospektive in Angriff nehmen wollen

Das heißt. Was haben Sie gelernt? Was werden Sie ändern? Entscheiden Sie als Team und weisen Sie dann für jede Aufgabe oder jedes Aktionselement Eigentümer und Fälligkeitsdaten zu. Bei verteilten Teams kann man leicht den Überblick verlieren, wer was tut, deshalb ist es wichtig, (sanfte) Wege zu finden, um sich gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen.

Geben Sie Ihr Bestes, um auch Erfolgsmaßnahmen für jedes Element zu ermitteln. Auf diese Weise lässt sich leicht feststellen, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht, und die Teammitglieder können sich ein Ziel setzen, auf das sie hinarbeiten müssen. Zum Beispiel: “Überprüfen Sie alle Code-Änderungen innerhalb von 4 Stunden nach der Einreichung”.

Stellen Sie sicher, dass Sie Prioritäten setzen, was in einem Sprint zu lösen ist, und werden sie dabei nicht zu ehrgeizig. Kleine erreichbare Ziele funktionieren besser und sind über längere Zeiträume nachhaltiger. Im Idealfall landen Sie bei einem oder zwei Punkten und schenken ihnen in den kommenden Wochen viel Aufmerksamkeit.

 

Schritt 6: Denken Sie über Ihre Retrospektive nach

Nehmen Sie sich am Ende des Retros eine Minute Zeit, um zu besprechen, wie es gelaufen ist. Seien Sie offen und ermutigen Sie das Team zu Rückmeldungen, und suchen Sie nach Möglichkeiten, die Retrospektive beim nächsten Mal zu verbessern.

 

Remote Retrospektive Anti-Patterns, auf die es zu achten gilt

  • Die dispensible Retrospektive. Nur weil ein Projekt im Rückstand ist, heißt das nicht, dass Sie Ihre Retrospektive absagen sollten, um ein paar Personenstunden zurückzugewinnen. Die Zeit, die Sie mit Retrospektiven verbringen, ist eine Investition, keine Steuer.
  • Der Kreis des Vertrauens ist durchbrochen. Retrospektiven sind wie Las Vegas: Was dort passiert, bleibt dort. Wenn Teammitglieder die Heiligkeit Ihrer Retrospektiven verletzen, indem sie Informationen ohne die Zustimmung des Teams weitergeben, sollten Sie sofort handeln. Sonst trocknen die Diskussionen aus (auch wie in Vegas).
  • Kein Nachspiel. Die Entscheidung, etwas zu unternehmen, und das tatsächliche Handeln sind zwei verschiedene Dinge. Informieren Sie sich im Rahmen der Überprüfung der vergangenen Wochen/Monate über die Punkte aus der vorherigen Retrospektive.
  • Sich beschweren, beschweren, beschweren. Wollen Sie etwas Käse zu diesem Gejammer? (Eigentlich… vielleicht sollten Wein und Käse bei Retrospektiven ein Ding sein!) Stellen Sie sicher, dass Sie ein Brainstorming über Lösungen für die Probleme durchführen, mit denen Sie auftauchen, damit die Retrospektive nicht zu einer entlastenden Sitzung wird.