Meelogic Atlassian Blog

5 Tipps für Kick-Off-Meetings

✓ Nutzen Sie diese Zeit nicht, um Informationen zu verbreiten.

✓ Gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle kennen.

✓ Gehen Sie nicht davon aus, dass es ein gemeinsames Verständnis des Projekts gibt.

✓ Stellen Sie sicher, dass Sie Erfolg definieren.

✓ Behalten Sie im Auge, wie Ihr Team über das Projekt denkt, und geben Sie für jede Metrik ein Ziel an.

 

 

Ein gutes Kick-off-Meeting wird Ihr Projektteam mit einem gemeinsamen Verständnis dessen, was Sie tun und warum Sie es tun, zusammenführen.

Es ist allgemein bekannt: Das Kick-off-Meeting, das nicht mehr als 60 Minuten Ihres Lebens gedauert hat, werden Sie nie mehr zurückbekommen.

Jetzt sind Sie an der Reihe, eine zu leiten. Gehen Sie nicht den gleichen Weg.

Aber warum gehen Auftaktsitzungen eigentlich schief? Was sind ihre fatalen Fehler? Wie können Sie Ihre Sitzung so organisieren, dass jeder seine Zeit sinnvoll nutzen kann?

Ganz gleich, ob Sie mit Kollegen oder mit einem externen Kunden zusammenarbeiten, ein erfolgreiches Kick-off-Meeting wird Ihr Projekt auf den richtigen Weg bringen. Bevor Sie Ihre Agenda zusammenstellen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und lesen Sie diese Tipps.

Was ist überhaupt eine Kick-off-Sitzung?

Ein gutes Kick-off-Meeting bringt Ihr Projektteam mit einem gemeinsamen Verständnis dafür zusammen, was Sie tun und warum Sie es tun. Es ist eine Zeit der Entscheidungen darüber, wie Sie zusammenarbeiten werden (wie werden wir kommunizieren? Wie oft werden wir uns treffen?), eine grobe Zeitachse festlegen und Risiken herausfordern.

Kick-off-Sitzungen finden in der Regel dann statt, wenn ein Projekt die “Vorstellungsphase” durchlaufen hat und bereit ist, in den Ausführungsmodus überzugehen. Sie sollten das Kernteam des Projekts und alle anderen Personen einbeziehen, deren Arbeit von dem Projekt betroffen sein wird.

Tipp 1 : Nutzen Sie diese Zeit nicht, um Informationen zu verbreiten.

Diese Art von Sitzungen ist eine massive Zeitverschwendung. Wenn Sie nur eine einseitige Kommunikation benötigen, ist es besser, ein Dokument zu teilen, ein Projektposter zu erstellen oder eine ähnliche Technik zu verwenden. Aber da Sie sich die Mühe machen, ein Treffen zu organisieren, warum legen Sie nicht eine Tagesordnung fest, die Ihr Team auf den Erfolg ausrichtet?

Tipp 2 : Gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle kennen.

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige wenige Personen an Ihrem Projekt arbeiten, die zum ersten Mal zusammen arbeiten. Selbst wenn sie sich namentlich kennen, haben sie nicht unbedingt das Vertrauensverhältnis, das sie brauchen, um gut zusammenzuarbeiten und ihr Bestes zu geben.

Ziehen Sie in Betracht, einen kurzen Eisbrecher ganz oben auf Ihre Tagesordnung zu setzen. Das kann einfach (Name, Rolle und Amtszeit in der Firma) oder albern sein.

Tipp 3 : Gehen Sie nicht davon aus, dass es ein gemeinsames Verständnis des Projekts gibt.

Der Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses darüber, was Sie tun werden und warum, ist ein legitimes Ziel für eine Auftaktsitzung, aber es ist aussagekräftiger, wenn es interaktiv erfolgt. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um gemeinsam mit Ihrem Team eine Vision zu entwerfen, anstatt ein Dia-Deck durchzublättern. Es ist so einfach wie das Ausfüllen der Lücken.

Tipp 4 : Stellen Sie sicher, dass Sie Erfolg definieren.

Wenn Ihr Team ein klares, messbares Ziel vor Augen hat, wird es natürlich zu Entscheidungen und Handlungen angezogen, die ihm helfen, dieses Ziel zu erreichen. Ohne klare Erfolgsmessungen neigt ein Team jedoch dazu, herumzufuchteln, und ist im Allgemeinen weniger effektiv.

Bitten Sie mit Ihrer Visionserklärung im Hinterkopf alle darum, aufzuschreiben, was ihrer Meinung nach zeigt, dass das Projekt ein Erfolg war. Diskutieren Sie, wie Sie jede einzelne Kennzahl messen könnten, und geben Sie für jede Kennzahl ein Finger-in-der-Luft-Ziel an.

Tipp 5 : Behalten Sie im Auge, wie Ihr Team über das Projekt denkt, und geben Sie für jede Metrik ein Ziel an.

Wenn Menschen nicht davon überzeugt sind, dass sie an den richtigen Dingen arbeiten, oder wenn sie durch schlechte Zusammenarbeit frustriert sind, setzen sie einfach nicht ihr Herz dafür ein. Und nach all den Gedanken, die Sie in dieses Projekt gesteckt haben, ist das Letzte, was Sie brauchen, ein apathisches, ungebundenes Team!

Beginnen Sie das Kick-off-Meeting, indem Sie alle darum bitten, den Daumen hoch, runter oder zur Seite zu drehen, um zu zeigen, wie sie das Projekt beurteilen. Stressen Sie sich nicht, wenn Sie viele Daumen nach unten und seitwärts bekommen. Das ist völlig normal. Stellen Sie am Ende des Treffens die gleiche Frage. Wenn Sie einige der Vorschläge hier auf Ihre Tagesordnung gesetzt haben, besteht eine gute Chance, dass die Stimmung sich positiv entwickelt.